Adunarea generală a unei asociații este organul de conducere format din toți asociații și ia deciziile cele mai importante: strategia, bugetul, alegerea conducerii și modificarea statutului. Valabilitatea hotărârilor depinde de trei lucruri verificabile: o convocare făcută conform statutului, un cvorum atins și un proces-verbal complet. O greșeală la oricare dintre ele poate face ca o decizie să fie contestată.
Ce decide adunarea generală a unei asociații?
Adunarea generală a unei asociații decide asupra direcției, banilor și conducerii organizației, iar o parte din aceste atribuții sunt rezervate prin lege doar ei. În practică, pe ordinea de zi apar de obicei:
- stabilirea strategiei și a obiectivelor generale;
- aprobarea bugetului de venituri și cheltuieli și a bilanțului;
- alegerea și revocarea membrilor consiliului director și a cenzorului sau a comisiei de cenzori;
- modificarea actului constitutiv și a statutului;
- dizolvarea și lichidarea asociației.
Deciziile curente, precum semnarea unui contract de colaborare sau organizarea unei activități, revin de regulă consiliului director, în limitele stabilite de statut. Structura de bază a organelor este stabilită încă de la înființare, etapă descrisă în ghidul despre pașii juridici pentru înființarea unei asociații.
Cum se convoacă adunarea generală?
Adunarea generală se convoacă în forma, de către persoana și cu termenul prevăzute în statut, iar acestea trebuie respectate întocmai. Statutul arată de obicei cine are dreptul să convoace (președintele, consiliul director sau un anumit număr de asociați), cu câte zile înainte se trimite convocarea și pe ce cale: scrisoare, e-mail, afișare la sediu.
O convocare bine făcută cuprinde data, ora și locul, ordinea de zi completă și, dacă statutul o permite, data celei de-a doua convocări. Documentele de discutat, precum proiectul de buget, se pun la dispoziția asociaților odată cu convocarea. Subiectele care nu figurează pe ordinea de zi nu ar trebui votate în ședință.
Ce înseamnă cvorumul și cum se calculează?
Cvorumul este numărul minim de asociați prezenți sau reprezentați de care este nevoie ca adunarea să poată lua hotărâri valabile. Pragurile se stabilesc prin statut și pot fi diferite în funcție de tipul deciziei.
| Element | Unde este stabilit | Variantă întâlnită frecvent în statute |
|---|---|---|
| Cvorum la prima convocare | Statut | Jumătate plus unu din asociați |
| Cvorum la a doua convocare | Statut | Orice număr de asociați prezenți |
| Majoritate pentru decizii obișnuite | Statut | Majoritatea voturilor celor prezenți |
| Majoritate pentru modificarea statutului | Statut | Majoritate calificată, de exemplu două treimi |
| Votul prin reprezentant | Statut | Permis pe bază de împuternicire scrisă |
Valorile din tabel sunt doar exemple; fiecare asociație aplică ce scrie în propriul statut.
Ce trebuie să conțină procesul-verbal al adunării generale?
Procesul-verbal trebuie să permită oricui să reconstituie ce s-a hotărât, cu ce voturi și de către cine. Elementele care nu ar trebui să lipsească:
- data, ora, locul și modul de convocare;
- numărul asociaților prezenți și reprezentați, cu lista de prezență semnată anexată;
- constatarea întrunirii cvorumului;
- ordinea de zi;
- pentru fiecare punct, numărul voturilor „pentru”, „împotrivă” și al abținerilor;
- textul exact al hotărârilor;
- semnăturile președintelui de ședință și ale secretarului.
Hotărârile importante se redactează și ca documente separate, numerotate, pentru că bănci, finanțatori sau autorități le cer adesea în copie.
Ce se întâmplă după modificarea statutului?
Modificarea actului constitutiv sau a statutului produce efecte abia după înscrierea ei la judecătoria în a cărei rază se află sediul, în Registrul asociațiilor și fundațiilor. Până atunci, terții se raportează la forma anterioară. Același lucru este valabil, în general, pentru schimbarea sediului sau a componenței consiliului director, care se menționează în registru.
Cum se contestă o hotărâre a adunării generale?
Hotărârile contrare legii sau statutului pot fi atacate în instanță de asociații care nu au participat la adunare sau au votat împotrivă și au cerut consemnarea acestui lucru în procesul-verbal. Termenul de contestare este scurt și se calculează în zile, motiv pentru care un asociat nemulțumit cere sfatul unui avocat imediat după ședință.
Cele mai multe conflicte se evită prin transparență: documente trimise din timp, voturi consemnate corect și răspunsuri scrise la întrebări. Aceeași rigoare ajută și în relația cu finanțatorii, cum arată articolele despre redirecționarea unui procent din impozit către o asociație și despre parteneriatul dintre o firmă locală și un ONG.
