Un termen de plată acordat unui client este, în fapt, un credit fără dobândă oferit de firmă din propriii bani. Costul lui se calculează simplu: suma facturii, înmulțită cu costul anual al finanțării și cu numărul de zile de așteptare, împărțit la 365. La o afacere mică, diferența dintre 30 și 90 de zile poate decide dacă salariile și furnizorii se plătesc la timp.
De ce costă bani un termen de plată lung?
Un termen de plată lung costă bani pentru că marfa, munca și taxele aferente facturii sunt plătite de firmă înainte ca suma să fie încasată. Golul se acoperă fie din numerarul propriu, care ar fi putut fi folosit altundeva, fie dintr-un credit sau o linie de finanțare, care are dobândă. La aceasta se adaugă riscul ca factura să nu mai fie plătită deloc, risc care crește odată cu vechimea creanței.
Cum se calculează costul unei facturi încasate mai târziu?
Costul se obține cu formula: valoarea facturii × costul anual al finanțării × zile de așteptare / 365. Tabelul de mai jos folosește o factură de 10.000 de lei și un cost al finanțării de 12% pe an, valoare aleasă ca exemplu.
| Termen de plată | Cost al finanțării | Cost ca procent din factură |
|---|---|---|
| 15 zile | aproximativ 49 de lei | 0,49% |
| 30 de zile | aproximativ 99 de lei | 0,99% |
| 60 de zile | aproximativ 197 de lei | 1,97% |
| 90 de zile | aproximativ 296 de lei | 2,96% |
Procentele par mici, dar se compară cu marja de profit, nu cu cifra de afaceri. Dacă o comandă aduce o marjă netă de 5%, un termen de 90 de zile consumă peste jumătate din câștig. Relația dintre preț, reduceri și marjă este explicată în articolul despre marja de profit și prețul promoțional.
Merită oferită o reducere pentru plata rapidă?
O reducere pentru plata rapidă merită oferită atunci când costul ei anualizat este mai mic decât costul finanțării pe care firma l-ar suporta altfel. Formula clasică este „2/10, net 30”: clientul primește 2% reducere dacă plătește în 10 zile, altfel plătește integral în 30 de zile. Pentru cele 20 de zile câștigate, firma renunță la 2% din sumă, ceea ce echivalează cu un cost anual de aproximativ 37%, după calculul 2 / 98 × 365 / 20.
Rezultatul arată că reducerea pentru plata anticipată este o sursă scumpă de numerar și se justifică doar în situații precise: un client cu risc ridicat de neplată, o nevoie urgentă de lichidități sau lipsa oricărei alte surse de finanțare.
Ce este durata medie de încasare și cum se calculează?
Durata medie de încasare arată în câte zile, în medie, o vânzare se transformă în bani și se calculează ca sold al creanțelor de la clienți / cifra de afaceri anuală × 365. O firmă cu 50.000 de lei de încasat și o cifră de afaceri anuală de 400.000 de lei are o durată medie de aproximativ 46 de zile. Comparată cu termenul scris pe facturi, cifra arată cât de disciplinați sunt clienții. O durată care crește de la un trimestru la altul, deși vânzările cresc, este semnul tipic al situației descrise în articolul despre creșterea care consumă mai mult numerar decât produce.
Cum se stabilește termenul potrivit pentru fiecare client?
Termenul se stabilește după istoricul de plată al clientului, după valoarea comenzii și după cât de mult poate finanța firma fără să se îndatoreze. O practică utilă este împărțirea clienților în categorii:
- Clienți noi: plată în avans, la livrare sau termen scurt, până la confirmarea unui comportament corect.
- Clienți vechi, cu plăți la timp: termen standard, stabilit în contract.
- Clienți cu întârzieri repetate: termen redus, avans sau suspendarea livrărilor până la plata restanțelor.
- Comenzi foarte mari: plată eșalonată, cu avans la începutul lucrării.
Termenul, penalitățile și momentul facturării se trec explicit în contract sau în comandă. Termenele maxime între firme și regulile privind penalitățile de întârziere sunt stabilite prin lege, iar detaliile aplicabile fiecărei situații se clarifică cu un contabil sau cu un jurist.
Ce rutine reduc întârzierile la încasare?
Întârzierile scad cel mai mult prin facturare imediată după livrare și printr-o urmărire regulată a scadențelor. Factura emisă cu o săptămână întârziere adaugă o săptămână la fiecare termen. Un tabel simplu, verificat săptămânal, cu clientul, suma, scadența și data ultimului contact, este suficient pentru o firmă mică. Un mesaj politicos trimis cu câteva zile înainte de scadență și un telefon în prima zi după aceasta rezolvă o mare parte dintre restanțe. Aceeași disciplină a termenelor, aplicată obligațiilor proprii, este descrisă în articolul despre evidența scadențelor la taxe și facturi.
